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2022/9/28/
ビジネスチャットはコミュニケーションを促進してくれる素晴らしいものですが、中には以下のような疑問を抱く方もいるのでは？
・ビジネスチャットと電話って、どう使い分けたらいい？
・ビジネスチャットと電話それぞれのメリット、デメリットは？
ビジネスチャットは便利ではありますが、時には電話の方が適しているシーンなんてものも存在します。
本記事ではそんなビジネスチャットと電話の使い分け方法について紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
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チャットツールと電話の使い分け方法を紹介するにあたり、まずはビジネスチャットの特徴から見ていきましょう。
電話と比較したビジネスチャットの特徴は、主に以下4つです。
・文面で情報が残るため、後から見返して確認できる
・電話のように時間を拘束されず、任意のタイミングでやり取りができる
・画像や文章を用いて、体系的に情報をまとめて伝えられる
・気づくのに時間がかかることがあり、緊急性を要する話題は電話に劣る
ビジネスチャットの方が利便性は高いように見えますが、緊急性がある場合のみ電話に劣ることが多いです。
続いて、ビジネスチャットと比較した電話の特徴は、以下の4つです。
・ビジネスチャットより素早く、かつ確実に情報を伝えることができる
・チャットよりも細かいニュアンスを伝えやすい
・相手が機械に疎い場合でもやりとりできる
・時間が拘束されるため、相手の作業の手を止めてしまう可能性がある
電話はビジネスチャットより素早く確実に情報を伝達でき、文面で表現しづらい細かいニュアンスも伝えやすいです。
ただし相手の時間を拘束してしまうため、無闇矢鱈に電話をかけるとマイナスに働くことも考えられます。
そんなビジネスチャットを優先する際の基準は、以下3つです。
・特に緊急性が求められない時
・複数人での情報共有をしたい時
・文面にエビデンスを残しておきたい時
それぞれ見ていきましょう。
「今すぐに情報を伝えないとマズイ」という状況でない限りは、基本的にビジネスチャットを使用すれば問題ありません。
文面でやり取りが残ったり、作業の手を止めずに済んだりと、基本的にはビジネスチャットの方が利便性は高いです。
通常時のやり取りはビジネスチャットをメインに使用するといいでしょう。
ビジネスチャットは、グループを作成することで、複数人でのやり取りも可能となります。
よって複数人に情報を伝える場合や、プロジェクトでの情報共有を行いたい場合は、ビジネスチャットの使用がおすすめです。
普段からプロジェクトやチームごとにチャットルームを作成しておくと、より使いやすいでしょう。
電話はやり取りの内容が残らないため、「言った言わない」の話になるとややこしいことになります。
よって文面にやりとりを残しておきたい場合はビジネスチャットでやり取りするようにしましょう。
ただし、メッセージの削除・編集ができるビジネスチャットも存在しますので、エビデンスを残すために使用するなら「メール」が最もおすすめです。
一方で電話を優先する際の基準は、以下3つ。
・緊急性を要する時
・文面でニュアンスが伝えづらい時
・相手がビジネスチャットに疎い時
それぞれ紹介します。
電話を使用する基準は、とにかく「緊急性があるか」という点に尽きます。
ビジネスチャットだと、すぐにメッセージに気づけない可能性も考えられます。
今すぐ伝えないとマズイ情報は、電話で即座に伝えた方が安心でしょう。
また、「文面でニュアンスを伝えづらい」といった際も、電話の使用がおすすめです。
もちろんメッセージで伝えられればそれに越したことはないのですが、そこで時間を消費するくらいなら、電話でササッと用件を伝えるのもいいでしょう。
「相手の作業を邪魔しないか」「このタイミングでの電話は大丈夫か」など、最低限の気遣いや確認も忘れずに。
年配の方などがお相手だと、チャットツールに疎い場合も考えられます。
また、社外とのやりとりだと、「お相手がビジネスチャットを使用していない」という可能性もあるでしょう。
このように、ビジネスチャットの利便性が活きないお相手の場合は、電話かメールでのやり取りがおすすめです。
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今回はビジネスチャットと電話の使い分け方について紹介してきました。
電話とビジネスチャット、それぞれを優先して使用する際の基準を掲載しておきます。
ビジネスチャットツールを優先する基準
・特に緊急性が求められない時
・複数人での情報共有をしたい時
・文面にエビデンスを残しておきたい時
電話を優先する基準
・緊急性を要する時
・文面でニュアンスが伝えづらい時
・相手がビジネスチャットに疎い時
また、この2つ以外に「メール」を使用した方がいい状況も存在します。
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