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2022/9/28/
ビジネスチャットは社内、社外問わず素早くコミュニケーションを取れる便利なツールです。
しかし以下のように、他の連絡手段である「メール」と使い分け方について悩むことはありませんか？
・この用件はビジネスチャットとメール、どちらで送るべきだろう？
・ビジネスチャットとメールを使い分ける基準ってなんだろう？
このような疑問をお持ちの方のために、本記事では「ビジネスチャット」と「メール」の使い分け基準について紹介していきます。
社内・社外問わずコミュニケーションをより効率化したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
なお、弊社は、LINE WORKSのゴールドパートナー（セールス&サポートパートナー第1号）で、弊社自身も2014年4月よりLINE WORKSの前身サービスから使用を開始していますので、このサービスのノウハウの蓄積がございます。
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メールと比較した際のビジネスチャットの特徴は以下つです。
・簡潔なメッセージや短文を送りやすく、相談や簡単な報告に適している
・通知に気付きやすいため、メールよりも素早く確認されやすい
・メッセージの編集や取り消しができる
・必要のないやりとりが生まれる可能性がある
ビジネスチャットはメールより利便性が高いですが、必要のないやりとりが生まれたり、「早く返信しないと」という切迫感が生まれたりする可能性もあります。
ただ複数人や個別での素早いやり取りには適していますので、相談や簡単な報告をする際には大いに活躍してくれるはずです。
一方で、ビジネスチャットと比較したメールの特徴は以下4つです。
・チャットより誠実な印象を与えられるため、長文や重要な連絡に適している
・時間を拘束されにくく、好きなタイミングで返信しやすい
・一度送ったメッセージは取り消し、編集ができない
・通知に気付きにくく、返信が遅くなる可能性がある
メールはチャットと比較すると気づきにくいため、やりとりが遅くなってしまうケースが多いです。
ただし比較的ゆっくり返信ができますし、チャットより誠意を伝えやすいため、長文や重要な連絡には適しています。
それぞれの特徴を踏まえ、ビジネスチャットを優先すべき基準は以下の通りです。
・社内連絡をする時
・プロジェクトやチームでやり取りをする時
・緊急性がある時
1つずつ解説します。
社内で連絡を取る時はビジネスチャットがおすすめです。
やはり効率面で言うとビジネスチャットの方が優れていますし、社内の連絡で礼儀や誠実さを重んじ、やり取りのスピードを落とす必要はないでしょう。
社内の連絡は、効率重視で素早く結論を出せるチャットが優先されます。
会社を跨いで、チームやプロジェクト単位でやり取りをすることもあるでしょう。
そのような際もビジネスチャットがおすすめ。
ビジネスチャットでグループを作ってやり取りすれば、
・業務内の変更事項
・業務に関する相談事項
などに関して素早く報告・確認を行ったり、結論を出したりすることができるからです。
弊社でも、社外のやり取りの中で、プロジェクトに関するやり取りはビジネスチャットを用いています。
緊急性がある時は、メールよりビジネスチャットを優先しましょう。
例えば「あと数時間以内に対応してほしい」といった内容をメールで送っても、最悪気づいてもらえない可能性があります。
ビジネスチャットは通知も気付きやすいですし、既読確認ができるチャットツールも多いです。
素早く伝達したい事項がある際は、メールよりビジネスチャットがおすすめ。
なお「今すぐ対応してほしい」など、更に緊急性が求められる場合は「電話」を使うといいでしょう。
一方で、メールを優先する基準は以下の通りです。
・社外と連絡を取る時
・エビデンスを文面で残しておきたい時
・長文や重要な連絡を送る時
それぞれ解説していきます。
社外と業務連絡を取る場合は、基本的にはメールを用いましょう。
メールはアドレスさえあればやり取りできますし、ビジネスチャットより丁寧さ・誠実さを感じやすいです。
一方でビジネスチャットは、「同様のビジネスチャットに登録していないとやり取りできない」というデメリットがあります。
よって社外との連絡はまずはメールを用い、必要に応じてビジネスチャットに移行していく、といった流れがおすすめです。
続いて、エビデンスを文面で残しておきたい時も、メールがおすすめです。
なぜなら、ビジネスチャットの中には「メッセージの編集・削除」を行えるものが存在しているから。
言った言わないの話になった際は、メールの方が確実な証拠となり得ます。
最後に、長文や重要な連絡を送る際もメールがおすすめです。
メールは丁寧、誠実といった印象を与えやすいツールなので、重要な連絡であるほど、メールの方が意図を伝えやすくなります。
また、長文で連絡をするとなると、ビジネスチャットの強みである「手軽なやり取り」「素早い返信」などが損なわれてしまいます。
相手との関係値にもよりますが、長文でのやり取りや重要度の高い連絡は、ぜひともメールを優先しましょう。
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今回はビジネスチャットと電話の使い分け方について紹介してきました。
ビジネスチャットとメール、それぞれを優先して使用する際の基準を掲載しておきます。
ビジネスチャットツールを優先する基準
・社外と連絡を取る時
・エビデンスを文面で残しておきたい時
・長文や重要な連絡を送る時
メールを優先する基準
・社外と連絡を取る時
・エビデンスを文面で残しておきたい時
・長文や重要な連絡を送る時
また、この2つ以外に「電話」を使用した方がいい状況も存在しますので、ぜひ以下の記事も併せてチェックしてみてください。
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